Privacybeleid

 

 

Reglement Verwerking Persoonsgegevens Wijkvereniging Vlietpoort

 

In dit Privacyreglement wordt geregeld hoe de wijkvereniging Vlietpoort omgaat met de registratie en verwerking van de persoonsgegevens van haar leden en andere betrokkenen. Daarmee wordt voldaan aan de verplichtingen van de Europese regels voor de bescherming van persoons-gegevens (Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG). De wijkvereniging wil de privacy van haar leden waarborgen en helder te zijn over de wijze waarop zij daarvoor zorg draagt.

 

Opslag en bescherming

De fysieke administratie van de Buurtvereniging bevindt zich onder de secretaris en voorzitter van de Buurtvereniging, in een afsluitbare kast in een niet vrij-toegankelijke ruimte. De fysieke administratie en het fysieke archief zijn beperkt van omvang, omdat het grootste deel van de administratie en archief digitaal wordt bijgehouden.

De digitale administratie wordt met de voor een kleine organisatie zonder winstoogmerk normale veiligheidswaarborgen beschermd tegen inzage door anderen dan de bestuursleden. Alleen het bestuur heeft toegang tot de administratie en het archief.

Indien de wijkvereniging petities door haar leden laat ondertekenen of andere stukken op naam van haar leden naar buiten brengt, worden de daarin opgenomen gegevens vanzelfsprekend gedeeld met de ontvanger van die petitie of stukken. Ondertekening van dergelijke petities of verzoeken in dergelijke stukken als mede-ondertekenaar te worden opgenomen worden beschouwd als instemming met het in dit kader openbaar maken van de persoonsgegevens.

 

Verwerking van gegevens en doelbinding

Persoonsgegevens die worden verwerkt in de administratie zijn:

  • Namen, adressen en aanheffen, geboortedata, en telefoonnummers en e-mailadressen van de leden van de wijkvereniging;
  • Bankrekeningnummers, namen en adressen van degenen die de wijkvereniging een donatie of schenking doen, of subsidie verstrekken;

Het doel van de verwerking is na te kunnen gaan wie lid is van de vereniging (zoals het bestuur verplicht is te kunnen nagaan op grond van de Statuten), het mogelijk maken van de informatieverstrekking door het bestuur aan de leden en andere buurtbewoners over ontwikkelingen in de wijk, het doen uitgaan van convocaten voor algemene ledenvergaderingen en het bijhouden van een behoorlijke financiële administratie , alsmede het aanleggen van een archief van de wijkvereniging ten behoeve van beleid of voorbereiding van wijkgebonden activiteiten.

De bewaartermijn van deze gegevens is 7 jaar gerekend vanaf het einde van het lidmaatschap van een lid waarop de gegevens betrekking hebben, zodat de wijkvereniging voldoet aan haar wettelijke verplichtingen tegenover de fiscus. Onverminderd het in het voorgaande bepaalde, bedraagt de bewaartermijn voor zover de verwerking van gegevens betrekking heeft op een ontwikkeling in of rond de wijk die nog niet tot een einde is gekomen, vijf jaar na de afronding van die ontwikkeling of vijf jaar na het moment dat duidelijk is, dat de desbetreffende ontwikkeling wordt gestaakt en het verwerkte ook geen relevantie meer heeft ten aanzien van een andere ontwikkeling die door de Buurtvereniging van belang wordt geacht.

Vanaf de inwerkingtreding van de AVG wordt aan alle nieuwe leden die zich aanmelden bij de wijkvereniging toestemming gevraagd voor het vastleggen en verwerken van de hierboven genoemde op hen betrekking hebbende persoonsgegevens.

 

Inzage en het recht vergeten te worden

Inzage van gegevens met inbegrip van persoonsgegevens wordt door de wijkvereniging verstrekt in de volgende gevallen:

  1. Aan personen van wie de gegevens zijn verwerkt, mits de belangen van anderen daardoor niet in gevaar komen en dat passend is binnen het doel van de verwerking;
  2. Aan personen of instantie tegenover wie een wettelijke verplichting staat tot het geven van inzage of het verstrekken van gegevens.

 

Op verzoek van de onder a) genoemde personen of instanties worden de van hen opgenomen gegevens gecorrigeerd of verwijderd, zulks onder dezelfde voorwaarden als onder a) vermeld.

Verzoeken, vragen en klachten dienen te worden gericht aan de voorzitter van de wijkvereniging, die tevens is benoemd als de functionaris die toeziet op de privacybescherming binnen de wijkvereniging.

 

Dit reglement is in werking getreden op 1 juli 2018